„Prozesse sind Mist!“ – dieser Ausruf einer Professorin kommt mir häufig in den Sinn. Detailreiche Darstellungen und Methoden, quadratmetergroße Plots mit briefmarkengroßen Prozesskästchen sind Belege für ein falsches Umgehen mit Prozessen. Da wundert es nicht, wenn ich auf Manager treffe, die Prozessgestaltung mit zu viel Regulierung verwechseln. Denn dann sind sie wirklich Mist.
Es gibt Situationen, in denen die Detailmodellierung und -beschreibung von Prozessen äußerst sinnvoll ist. Komplexe Fertigungsprozesse erfordern einen hohen Durchdringungsgrad, sonst sind sie zu teuer. Sicherheitskritische Abläufe, das Betreiben eines Atomkraftwerks und das Fliegen eines Flugzeugs hätte ich gern im Detail geregelt.
Wenn es aber um den Alltag der beruflichen Praxis geht, ist eine Detailmodellierung aka BPMN oder EPK häufig zu viel des Guten. Meist endet es in der bekannten „Schrankware“.
Also weg mit den Prozessen?
Seit vielen Jahren ist mir der Begriff der „Prozessorientierung“ suspekt. Er rückt etwas in den Mittelpunkt, was besser gleichwertig mit seinen Nachbarn betrachtet wird: Organisation und Verantwortung, Produkte und Dienstleistungen haben im Bestreben nach Effizienz und Effektivität die gleiche Wichtigkeit.
Also besser keine Prozessorientierung! Aber wie dann Umgehen mit dem Thema?
Die drei Steinhauer
Die bekannte Geschichte der drei Steinhauer, die der gleichen Tätigkeit mit verschiedenen Vorstellungen vom Ergebnis nachgehen, zeigt uns auf fabelhafte Weise die Wirkung von Ergebnisbewusstsein. Es ist motivierend, zu wissen, wozu ich beitrage. Vielleicht ist es auch ernüchternd, festzustellen, welch geringen Anteil mein Beitrag hat. In jedem Fall hilft es mir, mich und meinen Beitrag im großen Ganzen zu verorten.
Prozessbewusstsein – eine Geschichte
Stellen wir an die Seite einiger Maurer und ihres Bauleiters, die uns vom Ablauf ihrer Arbeit erzählen und hören ihnen zu.
Der erste erzählt uns: „Ich nehme Steine aus dem Paket da und schichte sie mit einem bestimmten Versatz auf, so dass eine stabile Mauer entsteht. Die Vorgaben für die Mauer erhalte ich aus der Zeichnung da. Ich achte dabei auf die gleichmäßige Breite der Fugen und das richtige Verhältnis der Zutaten zum Mörtel, den ich in der Maschine dort mische.“
Der zweite erzählt uns: „So mache ich das auch. Früher passierte es übrigens, dass die Steine, der Zement und der Sand zu weit von uns gelagert werden, unser Aufwand stieg dann deutlich. Da ich die Kollegen vom Lieferanten ganz gut kenne, sage ich seitdem immer vorher Bescheid, wo angeliefert werden soll. Seitdem haben wir keine Probleme mehr. Neulich habe ich übrigens Kollegen aus den anderen Gewerken kennengelernt. Jetzt weiß ich wie sehr unsere Mörtelreste diese bei ihrer Arbeit behindern. Seitdem wir unsere Reste nach getaner Arbeit entsorgen, sind wir beste Freunde“.
Der dritte fügt hinzu: „Ich mache die gleiche Arbeit wie meine Kollegen. Es ist gut, zu wissen, von wem unser Material kommt und wer die Ergebnisse unserer Arbeit weiter verarbeitet oder nutzt. Manchmal kommt es auch vor, dass wir unser Material nicht rechtzeitig erhalten oder unser Auftrag unklar ist. Früher mussten wir der Klärung dann selbst hinterherrennen. Jetzt haben wir mit unserem Polier Karl abgemacht, dass er sich rechtzeitig darum kümmert. Auch wenn manchmal besondere Wände zu erstellen sind, gibt er uns vorher Bescheid und klärt uns auf, wie wir mauern müssen. Seitdem können wir uns voll auf unsere Arbeit konzentrieren und viel Ärger von früher ist passé.“
Da kommt der Bauleiter des Weges und bleibt stehen. „Läuft bei uns!“ sagt er und lacht. „Meine Aufgabe ist es, die einzelnen Tage zu planen. Ich ordne die Kollegen den anstehenden Arbeiten zu. Ich gehe auch mal rum und schaue, wie weit wir schon gekommen sind. Und ob die Qualität unseren Zusagen entspricht. Unsere Kollegen hier wissen, dass immer mal was durchrutschen kann. Sie sehen das eher als doppelten Boden denn als Kontrolle. Und zu guter Letzt sorge ich dafür, dass unsere Ergebnisse vom Kunden abgenommen werden und wir uns intern von Zeit zu Zeit darüber unterhalten, was wir in unseren Abläufen noch besser machen können“.
Grundelemente des Prozessbewusstseins
Der erste Kollege zeigt uns zunächst drei wesentliche Elemente des Bewusstseins: welche Materialien und Informationen er als Input nutzt und wie er sie verarbeitet. Schließlich kennt er das erwartete Ergebnis (Output) und die geforderte Qualität.
Quelle: https://andreas-hestermeyer.de
Schließlich vergisst er nicht, die Hilfsmittel zu nennen die er nutzt und, klar doch, weiß, dass er selbst zu den im Prozess tätigen gehört. Hierbei erkennen wir schon drei verschiedene Arten von Prozesselementen: Informationen und Materialien, Verarbeitungsschritte und Menschen.
Quelle: https://andreas-hestermeyer.de
Der zweite Kollege geht einen Schritt weiter und baut Beziehungen zu Lieferanten und den weiteren Verwendern der Arbeitsergebnisse auf – nennen wir sie Nutzer.
Der dritte Kollege erläutert uns die Arbeit des Poliers: der übernimmt Verantwortung für den Prozess, sorgt dafür, dass alle Materialien und Informationen da sind und der Auftrag richtig verstanden wurde. Und der die Vorgehen und Methoden der Verarbeitung vermittelt, falls sich diese ändern.
Vorbereitung, Begleitung und Abschluss
Der Bauleiter schließlich weißt uns auf etwas ganz anderes hin: er zeigt uns auf, wie er die Wertschöpfung der Maurer vorbereitet, begleitet und schließlich abschließt. Das Bewusstsein zu diesen Prozessen komplettiert das Prozessbewusstsein.
Auf dieser Basis kann Zusammenarbeit verbessert, jeder einzelne Prozess optimiert und letztlich agiles Handeln im geschaffenen Rahmen etabliert werden. Darauf komme ich zurück.
Prozessbewusstsein beantwortet die folgenden Fragen:
- Wo fängt der Prozess an (Input), wo hört er auf (Output)?
- Von wem kommt der Input, von wem der Output?
- Welche Hilfsmittel stehen bereit und wer wirkt mit?
- Welche Mitwirkenden gibt es?
- Wer ist verantwortlich, wenn etwas im Prozess nicht funktioniert (z.B. fehlender Input, unklarer Auftrag, unklares Vorgehen)?
- Ist dies ein vorbereitender, ein begleitender, abschließender Prozess? Oder eine interne oder externe Wertschöpfung, in der der Nutzer des Ergebnisses auch der Besteller – der Kunde – ist?
Prozessbewusstsein – darauf kommt es an. Nicht auf die noch so detaillierte Modellierung jedes Ablaufs im Unternehmen.
